Phương pháp Eisenhower là gì, 3 bước sử dụng ma trận quản lí thời gian Eisenhower, ma trận Eisenhower ví dụ, ví dụ về ma trận quản lí thời gian, wowhay.com chia sẻ.
Nội dung
Phương pháp Eisenhower là gì?
Phương pháp Eisenhower là phương pháp quản lí thời gian Eisenhower là Ma trận Eisenhower là một trong những khuôn khổ phổ biến nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các tác vụ. Ma trận được phát minh bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ từ năm 1953 đến năm 1961.
Ma trận Eisenhower khá đơn giản để hiểu: dựa trên hai chiều – mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng – người dùng xây dựng ma trận gồm bốn góc phần tư. Các góc phần tư này là:
- Làm trước: Khẩn cấp + Quan trọng
- Lịch trình: Không khẩn cấp + Quan trọng
- Ủy quyền: Khẩn cấp + Không quan trọng
- Loại bỏ: Không quan trọng + Không khẩn cấp
Nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc mà bạn cảm thấy phải phản ứng (như email, cuộc gọi điện thoại, cuộc họp…) và những công việc nhạy cảm về thời gian, nghĩa là bạn có thời hạn nghiêm ngặt.
Những nhiệm vụ cấp bách muốn bạn chú ý ngay từ bây giờ, nhưng không có nghĩa là chúng thực sự xứng đáng. Chúng thường đóng góp vào các mục tiêu ngắn hạn và các vấn đề nhạy cảm về thời gian, và đây là những nhiệm vụ mà bạn được kỳ vọng sẽ phản ứng nhanh chóng.
Mặt khác, những nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu dài hạn của bạn và những điều bạn đánh giá cao hoặc thực sự muốn làm trong cuộc sống.
Những nhiệm vụ này là một phần của công việc kinh doanh của bạn, hoặc tầm nhìn và sứ mệnh cuộc đời, hoặc những nhiệm vụ có giá trị nhất trong công việc của bạn. Đây là những nhiệm vụ mà bạn phải chủ động nhất có thể.
Loại bỏ: Không quan trọng + Không khẩn cấp
Góc phần tư “loại bỏ” là dễ hiểu nhất về mặt lý trí, nhưng đôi khi là khó khăn nhất để giải quyết về mặt tình cảm. Góc phần tư này chứa tất cả các nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp.
Một số ví dụ về các nhiệm vụ như vậy là:
- Truyền thông xã hội
- Giải trí (xem TV, duyệt trực tuyến…)
- Thực hiện một cuộc khảo sát không thực sự quan trọng
- Tham dự các sự kiện mà chúng tôi không thực sự thích
- Ăn đồ ăn vặt
- Mua sắm không thiết yếu
Vấn đề chính của những nhiệm vụ này là bạn phải nhẫn tâm khi nói không với người khác (và với chính bạn).
Đôi khi, khi chúng ta cố gắng trở nên quá tốt đẹp hoặc chúng ta không bảo vệ lịch và danh sách việc cần làm của mình đủ tốt, chúng ta có thể nhanh chóng bị cuốn vào những nhiệm vụ không thực sự đóng góp được gì cho mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn của chúng ta.
Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ trong góc phần tư này, bước đầu tiên là học cách nói không với người khác; nhưng ngay cả trước đó để thực sự rõ ràng về mục tiêu cá nhân và kinh doanh của bạn là gì, nơi bạn có thể đóng góp giá trị nhất và những hoạt động bạn thường lãng phí thời gian nhất là gì.
Ủy quyền hoặc giảm thiểu: Khẩn cấp + Không quan trọng
“Ủy quyền”, góc phần tư thứ hai của ma trận Eisenhower, có lẽ là quan trọng nhất để thăng tiến sự nghiệp của bạn vì nó cho phép bạn loại bỏ sự tập trung của mình khỏi các nhiệm vụ có thể được giao và dành nó cho những công việc khó thực hiện hơn và có giá trị hơn.
Bí quyết chính để đối phó với góc phần tư này một cách chính xác là biết cách thức, thời điểm và ai để ủy quyền. Đó là về việc tận dụng thời gian của người khác.
Bạn nên ủy thác tất cả những nhiệm vụ mà người khác có thể làm thay bạn , giả sử bạn có nhiều nhiệm vụ có giá trị hơn trong danh sách việc cần làm của mình.
Để thiết thực nhất có thể, dưới đây là một số ví dụ về nhiệm vụ bạn nên ủy quyền:
- Nếu bạn là một người làm việc tự do và kiếm được 70 đô la mỗi giờ, bạn có thể ủy thác tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể thuê ngoài với mức giá hàng giờ thấp hơn.
- Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn có thể ủy thác tất cả các nhiệm vụ mà người khác trong nhóm của bạn có thể thực hiện và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều đó không có nghĩa là bạn ủy thác những nhiệm vụ mà bạn không thích; bạn phải tập trung vào những nhiệm vụ thậm chí còn khó hơn những nhiệm vụ bạn giao phó – lãnh đạo, giải quyết xung đột, quản lý mối quan hệ của các bên liên quan, v.v.
- Góc phần tư này không chỉ là về việc ủy quyền; nó cũng là về gia công phần mềm, tối ưu hóa và tự động hóa các tác vụ. Ngày nay, có rất nhiều công cụ tự động hóa trên mạng (chẳng hạn như IFTTT hoặc Zapier), có thể giúp bạn tự động hóa tất cả các tác vụ lặp đi lặp lại của mình.
Ngoài ra còn có một xu hướng lớn trong kinh doanh được gọi là Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), giúp các doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ trên quy mô lớn.
Tuy nhiên, vẫn còn một số nhiệm vụ cấp bách không quan trọng lắm nhưng phải làm và không thể thực sự giao. Sẽ luôn có một số loại nhiệm vụ này trong danh sách việc cần làm của bạn. Một số ví dụ về các nhiệm vụ như vậy là trả lời email, các cuộc họp không quá quan trọng.
Bạn nên sử dụng ma trận Eisenhower như thế nào?
Trong thực tế, có hai cách để sử dụng ma trận Eisenhower. Đầu tiên là thực sự có danh sách việc cần làm của bạn được chia thành bốn góc phần tư nói trên và tách các nhiệm vụ của bạn theo góc phần tư mà chúng phù hợp.
Bạn cũng có thể sử dụng thẻ cho các tác vụ và có một số giải pháp phần mềm trực tuyến để giúp bạn làm như vậy. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công cụ theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ và gắn thẻ mọi nhiệm vụ mà nó rơi vào góc phần tư, wowhay.com chia sẻ cùng bạn.
Cách thứ hai là ghi nhớ bốn loại góc phần tư hoặc loại nhiệm vụ khi bạn lập kế hoạch cho danh sách việc cần làm và lịch của mình. Bạn nên thường xuyên lên lịch các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp trong lịch của mình.
Đó có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất của toàn bộ bức tranh. Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng sẽ tự tìm đường vào lịch trình của bạn. Đối với các nhiệm vụ khác, bạn phải đảm bảo rằng bạn ủy quyền hoặc tự động hóa chúng, hoặc chỉ cần nói không.
Lời khuyên cuối cùng của chúng tôi về ma trận Eisenhower là nó có thể giúp bạn tránh mắc bẫy khẩn cấp. Bạn không muốn liên tục ở chế độ khẩn cấp, dập lửa, luôn ở phía sau và liên tục đánh bại.
Bằng cách chủ động sắp xếp thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, bạn nên làm ít việc hơn nhưng lại là những việc quan trọng hàng đầu. Vì vậy, kết luận sẽ là, vâng, ma trận Eisenhower vẫn đúng như một công cụ tuyệt vời để giúp bạn đặt đúng các ưu tiên của mình, wowhay.com chia sẻ cùng bạn.
Tham khảo thêm tại: https://tanthienlongmobile.net/